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Gründer aufgepasst: Der Profit entsteht beim Einkauf

Als Gründer und angehender Unternehmer muss man eine ganze Menge Dinge beachten und berücksichtigen. Die Gründungsphase ist anstrengend und anspruchsvoll. Bei all diesem Stress übersehen Gründer häufig einen ganz wesentlichen Erfolgsfaktor. Die Rede ist vom Einkauf und der Auswahl geeigneter Lieferanten. Fehler in diesem Bereich haben fatale Konsequenzen. Wer den Einkauf dagegen optimal organisiert, der gewinnt einen entscheidenden Erfolgsfaktor für sich.

Gründer aufgepasst: Der Profit entsteht beim Einkauf

 

Der Einkauf spielt für fast alle Unternehmen eine große Rolle

Wenn wir über das Thema Einkauf nachdenken, dann kommen uns meist vor allem produzierende Unternehmen oder Handelsunternehmen in den Sinn. Die einen benötigen Rohstoffe und Zusatzstoffe und die anderen Handelswaren. Es stellt allerdings eine massive Verkürzung der Darstellung dar, wenn wir die Beschaffung von Waren immer nur mit diesen beiden Geschäftsbereichen in Verbindung bringen. Vielmehr ist es so, dass annähernd jedes Unternehmen in einem bestimmten Maße einkauft.

Denken Sie zum Beispiel an einen reinen Verwaltungsbetrieb. Selbst dieser benötigt regelmäßig Büromaterial, Computer, Telefone und andere elektronische Geräte, Möbel, Getränke oder vielleicht sogar Fahrzeuge. Eingekauft wird also immer dann, wenn eine gewerbliche Tätigkeit ausgeübt wird.

Der Einkauf ist dabei ausgesprochen wichtig. Die Qualität der eingekauften Waren, Güter, Hilfsmittel, Maschinen, Werkzeuge oder Materialien entscheidet maßgeblich über die Qualität der eigenen Arbeitsergebnisse. Aus einem schlechten Rohstoff kann kein gutes Produkt erzeugt werden. Außerdem stellen die Ausgaben für den Einkauf einen wesentlichen Kostenfaktor dar. Die Preisspanne zwischen einem preiswerten Einkauf und einem zu teuren Einkauf ist riesig und wirkt sich deutlich auf das Geschäftsergebnis aus.

Der Einkauf darf als wesentlicher Unternehmensbereich in keinem Betrieb unterschätzt werden. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, bei welchen Unternehmen der Einkauf eine besonders wichtige Rolle spielt, warum die Auswahl von Lieferanten so essentiell ist, wie man gute Lieferanten erkennt und wie man Schritt für Schritt einen optimalen Stamm an Zulieferern aufbaut.

 


 

  Für Handelsunternehmen ist der Einkauf essentiell  

Für Handelsunternehmen ist der Einkauf essentiell

Während der Einkauf für jedes normale Unternehmen bereits sehr wichtig ist, wird er für das Handelsunternehmen essentiell. Das liegt daran, dass der Einkauf in solchen Firmen direkt mehrere Erfolgsfaktoren berührt. Man sagt hier übrigens nicht umsonst, dass bei Kaufleuten der Gewinn immer beim Einkauf gemacht wird. Schauen wir uns einmal näher an, was hiermit genau gemeint ist.

Beim Handel mit Produkten bilden die Einkaufskosten der Waren einen wesentlichen Kostenfaktor. Oft wird lediglich mit einem kleineren Aufschlag weiterverkauft. Dies gilt vor allem in stark umkämpften Märkten. In solchen Fällen summieren sich die Ausgaben für den Einkauf schnell zum größten geschlossenen Kostenfaktor eines Unternehmens. Hier sollte man von daher sehr genau darauf achten, zu welchen Konditionen eingekauft wird.

Gelingt es Ihnen, die Einkaufskosten spürbar zu senken, dann wird dies am Geschäftsergebnis unmittelbar erkennbar. Es gibt keinen Faktor, der Ihren Gewinn so stark beeinflusst wie ein günstiger und umsichtiger Einkauf. Wenn Sie Ihren Lieferanten im Preis um lediglich 10 Prozent drücken können, ohne Ihren Verkaufspreis zu senken, dann wandern diese gesparten 10 Prozent unmittelbar in Ihren eigenen Profit. Jeder Euro, den Sie sparen können, lohnt sich in beträchtlichem Umfang.

Es liegt also auf der Hand, dass der Einkauf vor allem für Handelsunternehmen darüber entscheidet, ob Gewinne erwirtschaftet werden oder nicht. Das sollte man als Gründer in diesem Bereich unbedingt berücksichtigen.

 


 

Gründer aufgepasst: Der Profit entsteht beim Einkauf

 

Die Auswahl der Lieferanten entscheidet maßgeblich über den Erfolg

Wir haben bisher hauptsächlich die unmittelbaren wirtschaftlichen Aspekte des Einkaufs betrachtet. Und natürlich spielen die Kosten in diesem Zusammenhang eine entscheidende Rolle. Allerdings geht es bei der Gesamtbetrachtung nicht nur um die reinen Einkaufspreise. Hier kommen weitere Faktoren hinzu, die wir uns anschauen sollten.

Zum einen bestehen die Einkaufskonditionen nicht nur aus dem Einkaufspreis selbst, sondern auch aus weiteren Kosten und aus den Zahlungsbedingungen. Hinzu kommen eventuelle Regelungen in Bezug auf die abzunehmenden Mengen. Unter zusätzliche Kosten fallen vor allem die Beträge, die für Versand, Verpackung und die Auftragsbearbeitung berechnet werden. Bei den Zahlungsbedingungen ist vor allem das Zahlungsziel von Bedeutung, da es oft darüber entscheidet, ob das einkaufende Unternehmen für die rechtzeitige Bezahlung von Lieferantenrechnungen teure Fremdmittel aufnehmen muss.

Regelungen hinsichtlich der Mengen können auf der einen Seite Mindestabnahmemengen und Verpackungseinheiten und auf der anderen Seite Mindermengenzuschläge betreffen. Einige Lieferanten bestehen auf der Bestellung einer Mindestanzahl von Produkten. Diese müssen auch dann abgenommen werden, wenn man eigentlich gar keine Verwendung für sie hat. Auch Verpackungseinheiten können ähnliche Folgen haben, wenn man dadurch deutlich mehr Produkte abnehmen muss, als man braucht. Mindermengenzuschläge wiederum erhöhen den Einkaufspreis und müssen ebenfalls betrachtet und berücksichtigt werden.

Dabei beschränkt sich der Einfluss der Lieferanten auf den Erfolg eines Unternehmens nicht auf die reine Kostenseite allein. Denken Sie in diesem Zusammenhang auch an die Qualität der Produkte, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten. Ist sie nicht hoch genug, wird sich das auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden auswirken. Diese wiederum bildet gerade im Handel einen der wesentlichen Faktoren für den Erfolg von Unternehmen.

 

Das Engagement Ihrer Lieferanten ist von großer Bedeutung

Auch die Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit, mit der Sie von Ihren Lieferanten mit Waren versorgt werden, ist relevant. Wenn Sie zum Beispiel bestimmte Produkte nicht oder erst sehr spät liefern oder Ihre Zusagen gegenüber Ihren Kunden nicht einhalten können, dann fällt das natürlich immer nur auf Sie und Ihr Unternehmen und nicht auf die Lieferanten zurück.

Nicht zuletzt spielt es in diesem Zusammenhang auch eine Rolle, wie engagiert Ihre Lieferanten sind. Machen sie Sie von sich aus auf Fehler und Pannen aufmerksam? Kommen von den Herstellern und Großhändlern regelmäßig Vorschläge für interessante Produkte? Und unterstützen Sie die Zulieferer dabei, die angebotenen Waren optimal einzusetzen und zu vermarkten? Dies alles sollte ein guter Lieferant leisten.

Sie merken also: Die Auswahl Ihrer Lieferanten spielt in einer ganzen Reihe von Zusammenhängen eine entscheidende Frage. Ohne einen guten Stamm an Herstellern und Großhändlern ist es nicht einfach, mit Ihrem Unternehmen erfolgreich zu wirtschaften.

 


 

Den Spreu vom Weizen trennen: So erkennen Sie gute Lieferanten

Wir haben festgestellt, dass gute Lieferanten die Voraussetzung für gute Geschäfte bilden. Aber wie erkennt man eigentlich die Qualität eines Herstellers oder eines Großhändlers?

Man muss in diesem Zusammenhang sagen, dass Sie die tatsächliche Qualität und Zuverlässigkeit von Lieferanten meist erst nach einer längeren Zusammenarbeit zuverlässig erkennen können. Es liegt auf der Hand, dass sich neue Geschäftspartner gerade vor Beginn der Zusammenarbeit und in der Anfangsphase größte Mühe geben, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Im Laufe der Zeit müssen sich die Partner aber erst bewähren und auch in schwierigen Situationen zeigen, dass sie gute Leistungen erbringen.

Es gibt aber auch im Vorfeld bereits deutliche Anhaltspunkte, an denen sich erkennen lässt, was man von einem bestimmten Lieferanten zu halten hat. Besuchen Sie dazu immer unbedingt die Internetseite der betreffenden Unternehmen und verschaffen Sie sich dort einen ersten Eindruck über die Zuverlässigkeit und Seriosität. Eine Website, die vor Fehlern nur so strotzt oder die extrem unseriös wirkt, passt nicht gut zu einem Unternehmen, das Ihnen vormachen will, professionell zu sein.

Auch ein persönlicher Eindruck spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um ein Treffen handeln. Sie erhalten einen entsprechenden Eindruck auch bereits im Rahmen von Telefonaten oder hinsichtlich der Korrespondenz. Ebenfalls können Testbestellungen sinnvoll und hilfreich sein, um herauszufinden, wie zuverlässig und ordentlich ein Lieferant tatsächlich ist.

 


 

Schritt für Schritt zum optimalen Lieferanten: 5 Steps zum Erfolg

Gerade für eher unerfahrene Gründer und Jungunternehmer ist der Weg zum optimalen Lieferanten oft unübersichtlich, kompliziert und schwierig. Die folgende Anleitung zeigt Ihnen in fünf einfachen Schritten, wie Sie Hersteller und Großhändler finden können, die nicht nur exakt zu Ihrem Anforderungsprofil passen, sondern auch seriös, professionell und zuverlässig sind.

 

  Eigene Anforderungen sorgfältig definieren  

Schritt 1:
Eigene Anforderungen sorgfältig definieren

Die Suche nach passenden Lieferanten für Ihr Unternehmen sollte grundsätzlich damit beginnen, dass Sie Ihre individuellen Anforderungen möglichst ausführlich und sorgfältig definieren und beschreiben. Erarbeiten Sie zunächst eine Aufstellung, die sämtliche Materialien beinhaltet, die Sie im Unternehmen einkaufen werden. Differenzieren Sie hierbei zwischen einmaligen Anschaffungen und regelmäßigen Einkäufen.

Führen Sie jedes benötigte Produkt einzeln auf und beschreiben Sie dabei auch Anforderungen in Sachen Ausführung, Spezifikation und Qualität. Auf diese Weise erhalten Sie insgesamt eine vollständige Einkaufsliste für Ihr Unternehmen.

Nun können Sie beginnen, die verschiedenen Positionen Ihrer Liste zu Gruppen zusammenzufassen. Gehen Sie dabei nach der Prämisse vor, welche der aufgeführten Produkte Sie bei ein und demselben Lieferanten erhalten können. So lassen sich zum Beispiel alle Artikel aus dem Bereich Bürobedarf in einer Gruppe zusammenfassen, da Sie diese problemlos bei nur einem Großhändler einkaufen können.

Notieren Sie darüber hinaus, was Sie letztlich tatsächlich von den einzelnen Lieferanten erwarten. Hierbei geht es vor allem um die Eigenschaften des jeweiligen Unternehmens und seiner Mitarbeiter.

 

  Nach geeigneten Lieferanten recherchieren  

Schritt 2:
Nach geeigneten Lieferanten recherchieren

Im zweiten Schritt geht es nun darum, gezielt nach Lieferanten zu suchen, die möglichst genau zu Ihrem Anforderungsprofil passen. Beschränken Sie sich dabei nicht auf die Suche nach einem einzelnen Anbieter pro Thema oder Bereich, sondern recherchieren Sie gleich mehrere Hersteller und Großhändler, da Sie diese später miteinander vergleichen werden.

Für die Recherche eignet sich zum einen natürlich das Internet. Während die Unternehmen in früheren Zeiten häufig Telefon- und Branchenbücher verwendeten, um sich nach neuen Lieferanten umzuschauen, bietet uns das Internet heute den bequemen Zugriff auf mehr oder weniger jedes Unternehmen weltweit. Durch die Suchmaschinen lassen sich die benötigten Unternehmen oft recht einfach finden.

Hierbei stellt sich allerdings das Problem, dass das Internet insgesamt eher auf die Interessen von Verbrauchern ausgerichtet ist. Da Sie als gewerblicher Unternehmer nicht daran interessiert sind, in einem Endkunden-Shop einzukaufen, empfehlen wir Ihnen daher eine weitere Methode.

Nutzen Sie zur Recherche Datenbanken und Plattformen im Internet, die sich darauf spezialisiert haben, zwischen Einkäufern auf der einen und Lieferanten auf der anderen Seite zu vermitteln. Ein gutes Beispiel hierfür ist das Angebot www.lieferanten.de. Hier können Sie nach Produkten, Kategorien, Marken oder Unternehmen suchen und erhalten so den direkten Zugriff auf qualifizierte, seriöse und zuverlässige Hersteller und Großhändler.

 

  Anfragen an verschiedene Lieferanten versenden  

Schritt 3:
Anfragen an verschiedene Lieferanten versenden

Nachdem Sie nun passende Lieferanten für alle Einkaufsbereiche herausgesucht haben, wird es Zeit, dass Sie konkrete Anfragen an die verschiedenen Hersteller und Großhändler stellen. Falls Sie mit diesem Prozedere nicht vertraut sind: Ein Einkaufsvorgang im geschäftlichen Bereich beginnt immer mit einer offiziellen Anfrage. Sie erhalten daraufhin vom Lieferanten ein Angebot und auf dessen Grundlage erfolgt später Ihre Bestellung.

Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass Sie in der Anfrage ganz genau definieren, welche Artikel Sie einkaufen wollen, wie viele davon Sie jeweils benötigen und bis wann die Ware geliefert werden muss. Diese Angaben benötigt der Lieferant, um Ihnen den Preis und die weiteren Konditionen übermitteln zu können.

Eine große Erleichterung bei dieser Aufgabe erhalten Sie ebenfalls, wenn Sie das Portal www.lieferanten.de verwenden. Hier erhalten Sie nämlich die Möglichkeit, über das System per Mausklick unmittelbar Anfragen an die einzelnen Lieferanten zu versenden. Der besondere Vorteil: Diese Funktion steht zusätzlich als Mehrfachanfrage zur Verfügung. Sie wählen einfach mehrere Lieferanten zu einem Thema aus und senden jedem von ihnen auf Knopfdruck eine Anfrage zu.

 

  Die eingehenden Angebote genau vergleichen  

Schritt 4:
Die eingehenden Angebote genau vergleichen

Auf Ihre Anfragen hin werden Sie jetzt konkrete Angebote von den Lieferanten erhalten. Für Sie ist es jetzt wichtig, diese Angebote sorgfältig miteinander zu vergleichen. Auf der einen Seite wollen Sie so natürlich den günstigsten Lieferanten ermitteln. Auf der anderen Seite erfahren Sie anhand der Angebote aber auch eine Menge über die Eigenschaften der verschiedenen Unternehmen.

Protokollieren Sie aus diesem Grund immer unbedingt, wie lange die verschiedenen Lieferanten benötigen, um Ihnen ein Angebot zukommen zu lassen. Lässt sich jemand besonders viel Zeit oder reagiert erst auf Nachfrage, dann spricht das nicht für einen seriösen und professionellen Geschäftspartner. Achten Sie auch auf die äußere Form des Angebotes und darauf, ob all Ihre Anforderungen erfüllt wurden.

Darüber hinaus müssen Sie natürlich die Preise miteinander vergleichen. Hierbei ist es wichtig, dass Sie nicht nur auf den reinen Einkaufspreis, sondern auch auf weitere Konditionen achten. Hierzu zählen zum Beispiel das Zahlungsziel, die Versandkosten oder zusätzliche Aufschläge oder Gebühren.

 

  Die gewährten Konditionen nachverhandeln  

Schritt 5:
Die gewährten Konditionen nachverhandeln

Ihnen liegen jetzt die gesammelten Angebote von verschiedenen Lieferanten vor und Sie haben bereits ermittelt, wie sich die gewährten Konditionen im direkten Vergleich darstellen. Nun kommt eine weitere Aufgabe auf Sie zu, über die viele Anfänger in Ihrem Bereich nicht nachdenken. Die Rede ist von der aktiven Nachverhandlung der Konditionen.

Wenn Sie ein Auto verkaufen wollen, dann nennen Sie in dem betreffenden Inserat sicherlich nicht auf Anhieb Ihren absoluten Endpreis. Sie bauen eine kleine Reserve ein, weil Sie davon ausgehen, dass der Käufer mit Ihnen handeln wird. Genau so gehen auch die meisten Lieferanten vor. Sie können fest damit rechnen, dass sich die genannten Preise fast immer in einem gewissen Umfang verhandeln lassen.

Genau hiervon sollten Sie Gebrauch machen. Wählen Sie also die günstigsten und seriösesten Lieferanten zu jeder Produktgruppe aus, verhandeln Sie die Preise aktiv nach und vergleichen Sie im Anschluss daran die Konditionen erneut. Nun können Sie den günstigsten Hersteller oder Großhändler auswählen und Ihren Einkauf starten.

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