Die Gründung eines eigenen Unternehmens ist eine aufregende und komplexe Angelegenheit. In der Phase vor dem eigentlichen Start beschäftigen Sie sich vor allem mit der Geschäftsidee, dem Businessplan und mit der Finanzierung Ihres Start-up.
Wenn all diese Aufgaben hinter Ihnen liegen und es endlich richtig losgehen kann, hört der Stress aber keinesfalls auf. Jetzt müssen Sie sich nämlich dem anstrengenden Arbeitsalltag widmen und sich dabei mit Themen beschäftigen, die bisher noch gar nicht im Fokus standen. Dazu gehört vor allem auch der Aufbau eines funktionierenden Büros. Und diese Aufgabe hat durchaus ihre Tücken.
Frisch gegründet: Wie geht es jetzt weiter?
Als frisch gebackener Unternehmer liegt die Gründung Ihrer eigenen Firma jetzt hinter Ihnen. Dann sind Sie sicher erleichtert und freuen sich darauf, endlich die Früchte Ihrer Leistungen ernten und genießen zu können. Doch bevor es wirklich so weit ist, liegt noch ein gutes Stück Arbeit vor Ihnen. Sie müssen Ihr Konzept nämlich noch in einen normalen und funktionierenden Arbeitsalltag überführen.
Doch was bedeutet das eigentlich? Hiermit ist gemeint, dass aus Ihrer theoretischen Idee ein praktisches Unternehmensmodell entstehen muss. Wenn Ihre Geschäftsidee darin besteht, dass Sie zum Beispiel Software-Lösungen für eine bestimmte Branche entwickeln wollen, dann benötigen Sie die passende Verwaltungsstruktur dafür. Es ist nicht damit getan, Code zu produzieren.
Sie müssen auch Angebote erstellen, Zeiten erfassen, Rechnungen schreiben, Termine vereinbaren, Projekte verwalten oder Freelancer briefen können. Diese und viele weitere Aufgaben werden nicht von der eigentlichen Geschäftsidee abgedeckt. Diese beschäftigt sich nämlich lediglich mit der Herstellung von Software. Wenn Sie allerdings darauf verzichten, die erforderlichen Verwaltungsstrukturen aufzubauen, dann werden Sie letztlich keine Umsätze erzielen.
Bei Gründern entsteht häufig die Vorstellung, dass die Administration ein eher untergeordneter Bereich ist, während die eigentliche Geschäftsidee viel bedeutender und wichtiger ist. Wenn Sie ebenfalls eine solche Vorstellung vertreten, dann sollten Sie darüber noch einmal gründlich nachdenken. Führen Sie sich vor Augen, dass erst die Kombination aus Ihrer Idee und einer angemessenen Verwaltung ein funktionierendes Unternehmen ergibt.
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Aufbau und Leitung eines Büros wollen gelernt sein
Sie gehen davon aus, dass es nicht allzu schwer sein kann, Ihr eigenes Büro aufzubauen und zu betreiben? Dann übersehen Sie vielleicht, dass es auf unzählige Details ankommt, die alle gleichermaßen berücksichtigt werden müssen. Viele Aufgaben und Verantwortlichkeiten müssen hier wie Zahnräder ineinander greifen. Kommt dabei ein Tätigkeitsbereich zu kurz, kann es leicht passieren, dass Ihr gesamtes Unternehmen nicht reibungslos funktioniert.
Machen Sie dich dabei eines klar: Wenn Sie selbst keine Festlegungen für alle wichtigen Abläufe treffen, dann werden die Prozesse nicht bewusst geplant. Sie ergeben sich dann entweder beiläufig oder werden von Ihren Mitarbeitern bestimmt. Die zufällige Entscheidung für wichtige Abläufe bildet einfach nur ein großes und unkalkulierbares Risiko. Wer würde es schon dem Zufall überlassen, ob das eigene Unternehmen Gewinne abwirft oder ob es schon nach kurzer Zeit scheitert. Genau das würden Sie aber tun, wenn Sie nicht selbst aktiv werden.
Ihren Mitarbeitern die Ausarbeitung aller erforderlichen Strukturen zu überlassen, kann unter Umständen funktionieren. Allerdings ergibt sich hier häufiger das Problem, dass Ihre Angestellten sich für den leichtesten Weg entscheiden. Bei allen wichtigen Abläufen in Ihrem Unternehmen sollten daher Sie das letzte Wort haben und vor allem überblicken, welche Konsequenzen mit jedem einzelnen Prozess verbunden sind.
Damit Sie nicht am Punkt Null anfangen müssen, haben wir die wichtigsten Planungsaufgaben in Bezug auf Ihr eigenes Büro für Sie zusammengestellt. Wir beschäftigen uns dabei mit den Räumlichkeiten, dem Raumkonzept, dem Team, der Einrichtung und der Ausstattung, den Abläufen, den Regeln und der Stimmung im Unternehmen. Neben einer ausführlichen Beschreibung der einzelnen Bereiche geben wir Ihnen erprobte Praxistipps an die Hand. Wir wünschen Ihnen jetzt viel Erfolg bei der Umsetzung.
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Die Räumlichkeiten
Bevor es mit Ihrem neuen Büro losgehen kann, müssen zunächst einmal die passenden Räumlichkeiten entdeckt und angemietet werden. Dabei handelt es sich um eine anspruchsvolle Aufgabe. Schließlich nehmen die Geschäftsräume einen großen Einfluss darauf, wie Sie sich in Ihrem frisch gegründeten Unternehmen fühlen werden und wie gut sich die Arbeitsabläufe gestalten lassen. Darüber hinaus erzeugt die Anmietung von Geschäftsräumen natürlich auch laufende Kosten.
Gerade zu Beginn Ihrer Karriere als selbstständiger Unternehmen sollten Sie darauf achten, dass sich Ihre Fixkosten im Rahmen halten. Die Suche nach Geschäftsräumen sollte immer auf einem konkreten Plan basieren. Hierbei müssen Sie festlegen, welche individuellen Anforderungen an die Räumlichkeiten sich aus Ihrer Geschäftsidee ergeben.
Benötigen Sie zum Beispiel ein Lager, eine Werkstatt oder einen Produktionsbereich oder ist es mit einem Büro getan? Ist die Verkehrsanbindung für Sie wichtig oder kommt es auf die räumliche Nähe zu wichtigen Geschäftspartnern an? Das alles sollte bedacht und festgelegt werden, bevor Sie nach einem geeigneten Objekt suchen.
Unser Tipp: Geschäftsräume mit Potenzial
Im Idealfall bieten Ihre Geschäftsräume das Potenzial, flexibel mit Ihnen zu wachsen und sich zu verändern. Das lässt sich zum Beispiel dann realisieren, wenn Sie ein Objekt auswählen, bei dem sowohl weitere Räume dazu gemietet als auch abgegeben werden können. So können Sie die Geschäftsräume nämlich immer wieder an veränderte Anforderungen anpassen.
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Das Raumkonzept
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie sich Geschäftsräume konkret nutzen lassen. Denken Sie zum Beispiel nur einmal an den Unterschied zwischen Einzelbüros und einem Großraumbüro. Sie müssen im Vorfeld klar entscheiden, wie genau Sie und Ihre Mitarbeiter künftig zusammenarbeiten sollen. Dabei hängt es sowohl von der Geschäftsidee als auch von Ihren persönlichen Vorlieben ab, welche Konzepte sich besonders gut eignen und mit welchen Sie voraussichtlich nicht zufrieden sein werden.
Hierbei lohnt es sich, über moderne Raumkonzepte nachzudenken. So ist es zum Beispiel möglich, mit Bereichen, Räumen und Arbeitsplätzen zu experimentieren, die nicht einzelnen Mitarbeitern, sondern stattdessen Situationen und Bedürfnissen zugehörig sind. Denken Sie auch darüber nach, wie Sie künftig Besucher in Ihrem Unternehmen empfangen wollen oder welche räumlichen Möglichkeiten für unterschiedlich große Meetings Sie schaffen wollen. Je gründlicher Sie im Vorfeld planen, desto besser werden Ihre Geschäftsräume letztlich zu Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen passen.
Unser Tipp: Erst das Konzept, dann die Umsetzung
An Ihre Überlegungen in Sachen Raumkonzept sollten Sie immer ergebnisoffen herangehen. Wenn Sie von vornherein in den engen Grenzen denken, die Ihnen Ihre Räume auf den ersten Blick bieten, dann verzichten Sie auf wirklich kreative Konzepte. Erst wenn Sie festgelegt haben, wie Ihre Räume im Idealfall strukturiert sind, sollten Sie beginnen, Ihr Raumkonzept auf Machbarkeit hin zu überprüfen.
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Das Team
Was wäre ein Büro, ohne die Mitarbeiter, die es zum Leben erwecken. Wenn Sie ganz allein tätig werden, dann können Sie ohne Probleme im Homeoffice arbeiten. Steht aber bereits fest, dass es verschiedene Arbeits- und Aufgabenbereiche gibt, die Sie selbst nicht bewältigen können, dann gehört zu Ihrer Büroplanung auch unbedingt eine umfassende Personalplanung.
Hierzu muss zunächst definiert werden, welche Aufgabenbereiche es personell zu besetzen gilt. Welche Tätigkeiten und Arbeiten müssen regelmäßig ausgeführt werden, welche Qualifikation benötigen die potenziellen Kandidaten jeweils dafür und wie viele Stellen müssen Sie vorsehen, damit die gesamte Arbeitslast erledigt werden kann.
Gerade für Gründer mit wenig unternehmerischer Erfahrung ist es nicht einfach, diese Planung zu absolvieren. Schließlich wissen Sie noch nicht genau, wie viel Arbeit im Unternehmen tatsächlich anfallen wird und welche Mitarbeiter hierzu erforderlich sein werden. Aus diesem Grund sollten Sie in der Anfangsphase darauf achten, Personal einzustellen, das dazu bereit ist, über einen gewissen Zeitraum viele Überstunden zu übernehmen und Ihnen so in Sachen Personalplanung Zeit zu verschaffen.
Unser Tipp: So viel wie nötig, so wenig wie möglich
Als Faustregel sollten Sie bei allen personellen Entscheidungen immer so viele Mitarbeiter wie nötig und so wenig Mitarbeiter wie möglich einstellen. Zu Beginn ist die Versuchung groß, eher zuviel Personal einzustellen. Denken Sie aber immer an die damit verbunden Kosten und achten Sie darauf, Ihr Unternehmen finanziell nicht zu überfordern.
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Die Einrichtung
Natürlich müssen Ihre Geschäftsräume eingerichtet werden. Böden, Wände, Zimmerdecken, Türen, Fenster und Licht sind zwar wichtige Grundlagen der Raumgestaltung, ermöglichen allein aber noch keine richtige Arbeit. Hierzu sind vor allem Schreibtische, Bürostühle und Ablageschränke erforderlich. Darüber hinaus benötigen Sie aber auch Einrichtungsgegenstände für die Firmenküche und für Sozialräume. Gerade diese sind für Ihre Mitarbeiter sehr wichtig und sollten nicht zu kurz kommen.
Darüber hinaus gilt es, repräsentative Räume für Ihre Besucher auszustatten. Bedenken Sie, dass der äußere Eindruck, den Ihr Unternehmen bei Geschäftspartnern oder bei neuen Kunden hinterlässt, eine entscheidende Wirkung hat. Überlegen Sie sich vorher, was Sie diesen Besuchern gegenüber mit der Einrichtung ausdrücken wollen.
Vielleicht sollen Gäste in eine besonders von Kreativität geprägte Atmosphäre gebracht werden, den Eindruck erhalten, dass Sie bereits glänzende Geschäfte erzielen oder das Gefühl entwickeln, dass in Ihrem Unternehmen kein Geld verschwendet wird. All dies und viele andere Eindrücke können Sie mit dem Mobiliar und der Einrichtung zum Ausdruck bringen.
Unser Tipp: Das Sein bestimmt das Bewusstsein
Bei der Einrichtung Ihrer Geschäftsräume und vor allem der Gestaltung der Arbeitsplätze sollten Sie daran denken, dass Sie mit der Umgebung maßgeblich bestimmen, wie sich Ihre Mitarbeiter fühlen werden. Hiervon hängt zum Beispiel ab, wie gut die Identifikation mit Ihrem Unternehmen funktioniert, wie motiviert die einzelnen Teammitglieder sind und wie harmonisch sich die Zusammenarbeit gestaltet. Eine Investition in eine geeignete Einrichtung kann daher Ihre unternehmerischen Ziele nachhaltig unterstützen.
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Die Ausstattung
Neben der Einrichtung, also dem reinem Mobiliar und der Dekoration der Geschäftsräume, benötigen Sie natürlich auch eine Ausstattung. Hierzu zählt zum einen die Technik und zum anderen die Ausrüstung mit Büromaterial und Hilfsmitteln. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um einen Produktionsbetrieb oder eine Werkstatt handelt, dann müssen Sie spezifisch benötigte Maschinen, Werkzeuge oder Rohstoffe sorgfältig einplanen. Geht es dagegen lediglich um ein Büro, dann fällt die Ausstattung deutlich einfacher aus.
Diese besteht vor allem aus Computern mit Bildschirmen, Tastaturen und Mäusen, allem was für die Verbindung der Rechner untereinander und ins Internet benötigt wird, Druckern, Kopierern und eventuell Faxgeräten, Geräten für die Telekommunikation und einer professionellen Beleuchtung der Arbeitsplätze. Darüber hinaus benötigen Sie eine Grundausstattung an Büromaterial, also Papier, Schreibgeräte, Umschläge, Ordner, Ablagen und Kleinmaterial.
Unser Tipp: Nützlich und zukunftssicher
Gerade bei der technischen Ausstattung sollten Sie darauf achten, zu Geräten zu greifen, die auf der einen Seite besonders nützlich und gut zu bedienen und auf der anderen Seite möglichst zukunftssicher sind. Bedenken Sie außerdem, dass an beruflich genutzte Geräte höhere Anforderungen in Bezug auf die Lebensdauer und Robustheit gestellt werden müssen als an technische Produkte für den privaten Gebrauch. Hier ist es teilweise erforderlich, etwas mehr zu investieren, um eine längere Haltbarkeit und eine bessere Ergonomie zu erreichen.
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Die Abläufe
Ein gutes Büro lebt von seinen funktionierenden Abläufen. Nur wenn alle erforderlichen Prozesse aufeinander abgestimmt sind und alle Teammitglieder Hand in Hand zusammenarbeiten, erreichen Sie optimale Arbeitsergebnisse. Viele professionelle Büros wirken so, als hätten sich die Arbeitsabläufe von selbst ergeben. Alles wirkt hier selbstverständlich und einfach. In Wirklichkeit steckt aber harte Arbeit dahinter, wenn ein Bürobetrieb sicher und reibungslos funktioniert.
Der Schlüssel zu guten Arbeitsergebnissen ist dabei grundsätzlich eine gründliche und detaillierte Planung. Hierzu müssen sämtliche Arbeitsabläufe betrachtet und in kleinste Einheiten zerteilt werden. Diese Einheiten können dann zu sinnvollen Prozessen verbunden und einzelnen Abteilungen oder Personen zugeordnet werden. Hierbei spielen vor allem sogenannte Synergieeffekte eine Rolle, bei denen Abläufe so verteilt und gebündelt werden, dass sich genau aus der Verteilung Vorteile für die einzelnen Projekte ergeben.
Unser Tipp: Nichts ist zu Beginn in Stein gemeißelt
Wenn Sie sich mit der Planung der Abläufe für Ihr Büro beschäftigen, dann sollten Sie sich immer vor Augen halten, dass Sie gerade zu Beginn bereit sein müssen, auch flexibel Änderungen zuzulassen. Nicht jeder Prozess lässt sich theoretisch völlig zutreffend durchplanen. Mitunter wird es vorkommen, dass Sie einen Ablauf anhand der praktischen Erfahrung noch einmal ändern müssen.
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Die Regeln
Immer wenn mehrere Menschen zusammen kommen, dann brauchen wir bestimmte Regeln, damit alles reibungslos funktioniert und es nicht zu unnötigen Konflikten kommt. Den meisten von uns ist nicht klar, dass diese Regeln nicht von selbst entstehen. Vielmehr müssen Sie erarbeitet und erklärt werden und das gehört zu Ihren Aufgaben als Unternehmer. Hierbei geht es zum einen darum, wie sich die Mitarbeiter und Ihnen gegenüber verhalten, welche Regelungen für Kaffeepausen, das Rauchen, private Telefonate oder eine private Webnutzung gelten.
Zusätzlich muss innerhalb der Regeln aber auch festgelegt werden, wie Ihre Mitarbeiter mit Kunden umgehen sollen, wie man sich am Telefon meldet oder wie E-Mails und andere Korrespondenz formal aufgebaut ist. Wichtig ist, dass Sie diese Regeln eindeutig kommunizieren und dass jedes Teammitglied ganz genau weiß, welche Wünsche Sie in diesem Zusammenhang äußern.
Außerdem sollten Sie unbedingt darauf drängen, dass einmal verabschiedete Regeln konsequent eingehalten werden. Wenn Sie hier nachlässig sind, dann können Sie sich das Aufstellen von Regeln auch gleich sparen.
Unser Tipp: Gleiches Recht für alle
Achten Sie bei der Umsetzung der Regeln darauf, dass diese ohne Ausnahme für alle Mitarbeiter gelten. Auch Sie selbst sollten sich nicht über die Regeln stellen. Ansonsten riskieren Sie Ihre Glaubwürdigkeit und versäumen es, mit einem guten Beispiel voranzugehen.
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Die Stimmung
Die Stimmung in Ihrem Büro nimmt einen großen Einfluss auf die Qualität der Arbeit, die dort geleistet wird. Stellen Sie sich selbst einmal vor, welche Atmosphäre entstehen würde, wenn alle Teammitglieder dauerhaft schlecht gelaunt wären. Die schlechte Stimmung würde sich ganz von selbst fortlaufend verschlimmern. Bald schon würden Kunden und Geschäftspartner bemerken, dass bei Ihnen offenbar kein gutes Betriebsklima herrscht. Insgesamt können Sie davon ausgehen, dass schlechte Stimmung im Büro immer mit einem Nachlassen der Leistung und einer Verschlechterung der Motivation verbunden ist.
In diesem Zusammenhang müssen Sie allerdings bedenken, dass es sich bei der Stimmungslage nicht um ein Naturphänomen handelt, gegen das Sie machtlos sind. Vielmehr ist es so, dass die Arbeitsbedingungen einen sehr großen Einfluss auf die Laune Ihrer Mitarbeiter haben. Es liegt also an Ihnen, herauszufinden, welche Bedürfnisse und Anforderungen erfüllt sein müssen, damit sich dauerhaft eine eher positive Stimmung durchsetzt. Die Beschäftigung mit diesem Thema kann recht aufwendig sein. Allerdings lohnt es sich für Sie, sich hier zu engagieren, da Sie damit unmittelbar für bessere Geschäftsergebnisse sorgen können.
Unser Tipp: Der Feelgood Manager
Wussten Sie, dass vor allem größere Unternehmen mittlerweile sogenannte Feelgood Manager beschäftigen? Hierbei handelt es sich um Mitarbeiter, deren Aufgabe darin besteht, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass sich das Personal möglichst wohl fühlt. Dadurch soll erreicht werden, dass das Team Höchstleistungen erbringt.
Unser Fazit: Nehmen Sie die Büroplanung nicht auf die leichte Schulter
Der Aufbau eines eigenen Büros wird von vielen Gründern stark unterschätzt. Sie gehen davon aus, dass es vergleichsweise einfach ist, diese Aufgabe zu bewältigen, nachdem Sie es bereits geschafft haben, eine Geschäftsidee zu entwickeln und zu realisieren.
Nicht selten stellt man allerdings fest, dass selbst geschäftliche Konzepte mit erheblichem Potenzial letztlich an alltäglichen Herausforderungen scheitern. Diesem Risiko sollten Sie begegnen, indem Sie sich sehr gründlich und sorgfältig mit dem Thema Büroplanung beschäftigen. Überlassen Sie hier nichts dem Zufall, sondern erarbeiten Sie stattdessen ein Bürokonzept, das optimal zu Ihrer Geschäftsidee passt und das Ihnen dabei hilft, ihre unternehmerischen Ziele souverän zu erreichen.
