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Personalaufbau für Einsteiger: So gelingt Ihre erste Einstellung garantiert

Irgendwann ist es für jeden Unternehmer soweit: Die Arbeit im eigenen Betrieb wird zu viel für nur eine Person und somit steht die erste Einstellung eines Mitarbeiters an. Dieser Schritt macht zwar auf der einen Seite aus einem Kleinstbetrieb ein richtiges Unternehmen, birgt dabei aber auch eine ganze Reihe an Risiken. Im Folgenden erklären wir deshalb, was Sie beachten sollten, damit die erste Einstellung garantiert zum Erfolg wird.

So gelingt Ihre erste Einstellung garantiert

 

Vom Kleinstbetrieb zum richtigen Unternehmen

Wenn wir uns ein Unternehmen vorstellen, dann denken wir in der Regel nicht nur an eine einzelne Person, die im eigenen Betrieb tätig ist, sondern eher an einen ganzen Stab von Mitarbeitern, die unterschiedliche Aufgaben wahrnehmen und an einem gemeinsamen Ergebnis arbeiten. Dabei handelt es sich bei den meisten Unternehmen, die gegründet werden, zunächst um eine reine „One-Man-Show“. Die erste Personaleinstellung ist damit ein wichtiger Schritt und markiert den Übergang vom Gründungsvorhaben zum etablierten Unternehmen.

Für die meisten verantwortlichen Unternehmer handelt es sich um einen sehr wichtigen und ernsten Schritt. Schließlich sorgt die Einstellung nicht nur im eigenen Betrieb für deutlich erhöhte Fixkosten. Man geht damit auch gegenüber dem Mitarbeiter ein hohes Maß an Verantwortung ein, da dieser schließlich sein wirtschaftliches Überleben in unsere Hände legt und sich darauf verlässt, dass wir ihm dauerhaft einen sicheren Arbeitsplatz bieten.

Außerdem ist man ab diesem Zeitpunkt dafür verantwortlich, nicht nur die eigene Beschäftigung zu planen, sondern auch die arbeitstechnischen Strukturen für eine weitere Person zu konzipieren. Der eigene Aufgabenbereich des Unternehmers erweitert sich also erheblich. Sicher ist dies mit lediglich einem Angestellten noch recht überschaubar.

Und doch bildet genau diese erste Einstellung den Startpunkt für eine Entwicklung, in deren Zuge man selbst immer mehr Personalverantwortung übernehmen muss. Grund genug, sich intensiv mit diesem Schritt auseinanderzusetzen und ihn sehr genau zu überlegen und zu planen.

 


 

  Die Entscheidung für erste Mitarbeiter darf nicht übereilt werden  

Die Entscheidung für erste Mitarbeiter darf nicht übereilt werden

Denken wir kurz einmal darüber nach, welche Impulse überhaupt dazu führen können, dass Sie beginnen, darüber nachzudenken, einen ersten Mitarbeiter einzustellen. In der Regel wird dies geschehen, weil Sie feststellen, dass die anfallende Arbeit zu viel für nur eine Person wird und Sie sich daher Entlastung verschaffen wollen. Mitunter erscheint es aber auch nur so, als wäre es tatsächlich notwendig, eine Unterstützung zu engagieren und in Wirklichkeit ist es eher die eigene Bequemlichkeit, die zu dem Gedanken führt.

Dies könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie zunehmend weniger Lust verspüren, wirklich jedes Telefonat selbst anzunehmen, jeden Handgriff im Unternehmen selbst auszuführen und immer der Erste und der Letzte im Betrieb zu sein. Vielleicht fühlen Sie sich bei der Arbeit auch manchmal einsam und wünschen sich Gesellschaft. Vielleicht sehnen Sie sich auch nach einer Person, die Ihnen manchmal eine unangenehme Aufgabe abnehmen kann.

Oder Sie denken darüber nach, wie angenehm es doch wäre, nicht persönlich jeden Tag bereits am frühen Morgen im Büro zu sitzen oder auch einmal ein paar Tage Urlaub nehmen zu können. Verstehen Sie uns an dieser Stelle nicht falsch. Dies alles sind nachvollziehbare Gründe, aus denen heraus man gut verstehen kann, wenn Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen wollen. Und wenn sich Ihr Unternehmen diese finanzielle Belastung leisten kann, dann spricht auch nichts gegen eine solche Entscheidung.

Sie sollten nur im Vorfeld immer überlegen, ob Sie die Einstellung ins Auge fassen, weil die Arbeitslast nicht mehr anders zu bewerkstelligen ist oder ob es eher persönliche Gründe sind, die Sie dazu bewegen, einen Mitarbeiter beschäftigen zu wollen. Nehmen Sie sich insgesamt zumindest vor, Ihre eigenen Wünsche nach Personal kritisch zu überprüfen. Hierzu gehört auch, dass Sie die Gesamtkosten kennen und berücksichtigen, die mit der Einstellung eines Mitarbeiters verbunden sind.

 


 

  Bewerbungen aus der Chefposition: Diese Tipps helfen Ihnen  

Bewerbungen aus der Chefposition: Diese Tipps helfen Ihnen

Wenn Sie nach reiflicher Überlegung zu dem Entschluss gekommen sind, dass die Einstellung eines Mitarbeiters sinnvoll ist und dass Sie sich diesen Schritt auch leisten können, dann sollen Ihnen die folgenden Tipps und Ratschläge dabei helfen, dass Ihre erste Personalentscheidung zum vollen Erfolg wird.

 

  Tipp 1: Welche Position muss wirklich dringend besetzt werden?  

Tipp 1: Welche Position muss wirklich dringend besetzt werden?

Jede Einstellung von Personal ist mit erheblichen Kosten verbunden. Daher sollten Sie mit Bedacht darüber entscheiden, welche Position jeweils am dringlichsten besetzt werden muss. Dabei sollten immer solche Stellen den Vorrang erhalten, die das Potenzial einer Umsatzsteigerung mit sich bringen. Ein neuer Mitarbeiter im Bereich Marketing, der Ihnen aktiv zu neuen Kunden und mehr Bestellungen verhelfen kann, sollte daher höher priorisiert werden als ein Mitarbeiter, der das Telefon bedient und die Buchhaltungsunterlagen vorbereitet.

Setzen Sie also klare Prioritäten in Bezug auf die Dringlichkeit, mit der ein bestimmter Mitarbeiter benötigt wird und lassen Sie sich nicht zu stark von Ihrer eigenen Bequemlichkeit leiten. Ideal sind Stellen, die sich durch zusätzliche Umsätze und Gewinne mehr oder weniger von selbst finanzieren. Positionen, die dagegen aus dem bisherigen Profit finanziert werden müssen, werden diesen auch tatsächlich deutlich schmälern.

 

  Tipp 2: Vorsicht bei der Einstellung von Freunden, Bekannten oder Verwandten  

Tipp 2: Vorsicht bei der Einstellung von Freunden, Bekannten oder Verwandten

Die Versuchung ist groß: Anstatt sich auf das Abenteuer Jobausschreibung, Bewerbungsrunden und Personalentscheidung einzulassen, stellt man einfach einen guten Bekannten, Freund oder ein Familienmitglied ein. Dies muss natürlich nicht zwangsläufig zum Misserfolg führen. Zahlreiche erfolgreiche Familienunternehmen haben bewiesen, dass man auch dann gut miteinander arbeiten kann, wenn man privat eng verbunden ist.

Allerdings birgt diese Form der Rekrutierung von Personal bestimmte Risiken, mit denen man sich im Vorfeld gründlich auseinandersetzen sollte. Die größte Gefahr besteht darin, dass es Ihnen als Unternehmer schwer fällt, Kritik an einem Mitarbeiter zu äußern, mit dem Sie befreundet oder verwandt sind.

Außerdem müssen Sie bei einer solchen Anstellung damit rechnen, dass Informationen aus Ihrem Unternehmen in Ihr privates Umfeld gelangen. Prüfen Sie daher sehr genau, ob Sie auf dieser Basis jemanden einstellen wollen. Und lassen Sie sich unter keinen Umständen unter Druck setzen, sich für einen Kandidaten aus der Familie oder aus dem Freundeskreis zu entscheiden.

 

  Tipp 3: Gute Bewerbungen setzen eine gute Ausschreibung voraus  

Tipp 3: Gute Bewerbungen setzen eine gute Ausschreibung voraus

Sie wollen die freie Auswahl zwischen wirklich guten Bewerbern haben? Dann müssen Sie zunächst einmal in Vorleistung treten und eine wirklich gute Stellenausschreibung verfassen. Dies bildet nämlich die absolute Grundvoraussetzung dafür, interessante Kandidaten finden zu können. Dabei kommt es nicht nur darauf an, gegenüber potenziellen künftigen Mitarbeitern einen professionellen und seriösen Eindruck zu erwecken.

Sie sollten auch sehr genau beschreiben, womit sich Ihr Unternehmen beschäftigt, welche Fähigkeiten und Kompetenzen Sie von dem Kandidaten erwarten, welche konkreten Aufgaben auf ihn zukommen und welche Leistungen Sie im Gegenzug dafür bieten.

Nutzen Sie für die Veröffentlichung Ihrer Stellenausschreibung vor allem die bekannten Job-Börsen im Internet. Darüber hinaus können Sie das Angebot natürlich auch über Ihre eigenen Web-Seiten und über die sozialen Netze verbreiten. Und zusätzlich kann es auch nicht schaden, wenn Sie die lokalen Printmedien in die Suche einbeziehen.

 

  Tipp 4: Die Einstellung von Mitarbeitern ist eine verantwortungsvolle Angelegenheit  

Tipp 4: Die Einstellung von Mitarbeitern ist eine verantwortungsvolle Angelegenheit

Eines sollten Sie sich vor der Einstellung des neuen Mitarbeiters immer ganz klar vor Augen führen: In dem Moment, in dem Sie nicht mehr allein im eigenen Unternehmen tätig sind, tragen Sie eine deutlich erweiterte Verantwortung. Die Entscheidung für ein Teammitglied verpflichtet Sie dazu, Ihre Aufgaben als Arbeitgeber wirklich ernst zu nehmen. Schließlich verlässt sich die Person auf Sie, Ihr Unternehmen, den Job und auf die damit verbundenen Einkünfte. Wenn Sie später mehr Mitarbeiter beschäftigen, dann werden Sie diese Verantwortung immer deutlicher spüren.

Außerdem wächst gleichzeitig auch das Maß an zusätzlicher Arbeit, das Sie als Unternehmer in Sachen Personalführung absolvieren müssen. Nehmen Sie das Thema Mitarbeiter daher von Anfang an besonders ernst. Werden Sie der hohen Verantwortung gerecht, die Sie als Arbeitgeber tragen und verlieren Sie nie aus den Augen, wie wichtig Sie für Ihre Mitarbeiter dauerhaft sind.

 

  Tipp 5: Die schönsten Kandidaten sind nicht zwangsläufig auch die besten  

Tipp 5: Die schönsten Kandidaten sind nicht zwangsläufig auch die besten

Viele eher unerfahrene Unternehmer machen den Fehler, bei der Auswahl von Mitarbeitern zu stark von Äußerlichkeiten auszugehen. Das beginnt bereits bei der Durchsicht von Bewerbungsmappen und dem Aussortieren von Kandidaten, die einem optisch nicht zusagen. Führen Sie sich bitte deutlich vor Augen, dass die Qualifikation und die Eignung von Kandidaten überhaupt nicht mit dem Aussehen zusammenhängen. Schließlich suchen Sie ein Teammitglied und wollen keine neue Ausgabe von „Germany’s Next Topmodel“ veranstalten.

Nach persönlicher Sympathie sollten Sie dagegen durchaus gehen. Schließlich werden Sie mit der eingestellten Person eng zusammen arbeiten und viel Zeit verbringen. Wenn in dieser Situation die Chemie nicht stimmt, dann wird der Arbeitsalltag unnötig gestört. Wenn Sie im Laufe der Zeit mehr Mitarbeiter einstellen, dann müssen Sie auch darauf achten, dass die neuen Teammitglieder gut zu den bereits vorhandenen Mitarbeitern passen. Andernfalls riskieren Sie den Betriebsfrieden.

 

  Tipp 6: Probetag und Probezeit schützen vor bösen Überraschungen  

Tipp 6: Probetag und Probezeit schützen vor bösen Überraschungen

Im Rahmen von schriftlichen Bewerbungen und auch innerhalb von Vorstellungsgesprächen zeigen sich die meisten Menschen von ihrer Schokoladenseite. Als Chef, dies gilt vor allem dann, wenn Sie in Personalangelegenheiten noch unerfahrenen sind, blicken Sie den Kandidaten immer nur vor den Kopf und können nicht zutreffend beurteilen, ob der Bewerber wirklich gut zu Ihnen, zum Unternehmen und zum Team passt. Vor diesem Hintergrund hat es sich weitgehend durchgesetzt, mit Probetagen und mit einer Probezeit zu arbeiten.

Laden Sie Bewerber, die Sie in die engere Wahl gezogen haben, zu einem unverbindlichen Test-Arbeitstag ein. Der Kandidat soll einen ganzen Arbeitstag im Unternehmen verbringen, damit Sie sich gegenseitig besser kennenlernen. Anschließend werden Sie es leichter haben, eine Entscheidung zu treffen. Darüber hinaus sollten Sie in jedem Fall mit einer Probezeit von drei oder sogar sechs Monaten arbeiten. Über einen solch langen Zeitraum kann sich nämlich fast keine Person permanent verstellen.

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